Privacyverklaring

1 Wie is verantwoordelijk

Aldwin Koudijs, handelend onder de naam Mediator Zeist, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Mediator Zeist is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73716472.

Postadres: Couwenhoven 6134, 3703 HL Zeist

E-mailadres: aldwin@mediatorzeist.nl
Telefoonnummer: 06 1557 3169

Voor privacyvragen, verzoeken en klachten kunt u rechtstreeks contact opnemen met Aldwin Koudijs via bovenstaande gegevens. Met “wij” bedoelen we in deze verklaring Mediator Zeist.

2 Welke gegevens verwerken wij

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het contact met u, de afgesproken dienstverlening, de administratie of een ander hieronder genoemd doel. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de opdracht.

Contact en dienstverlening

Het kan gaan om uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, afspraken en correspondentie, de mediation- of dienstverleningsovereenkomst, gespreksverslagen en relevante informatie en documenten over de kwestie. Bij eenzijdige begeleiding geldt hetzelfde voor de informatie die nodig is voor die begeleiding.

Afhankelijk van de opdracht kunnen ook gegevens over uw gezin, werk, inkomen, vermogen en gemaakte afspraken nodig zijn, bijvoorbeeld voor een ouderschapsplan of alimentatieberekening. Over kinderen en andere betrokkenen leggen wij uitsluitend de voor de opdracht noodzakelijke gegevens vast.

Facturen en betalingen

Voor de financiële administratie verwerken wij factuurgegevens, de afgesproken kostenverdeling, betaalgegevens en, voor zover nodig, uw bankrekeningnummer.

Waar komen gegevens vandaan

Wij krijgen gegevens voornamelijk van u en andere deelnemers aan de mediation. Soms ontvangen wij relevante informatie van een vertegenwoordiger, verwijzer of een door u ingeschakelde adviseur. Als wij gegevens over u van iemand anders ontvangen, informeren wij u volgens de AVG over de bron en verwerking, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

3 Waarom mogen wij gegevens verwerken

Contact en voorbereiding van een opdracht

Wij gebruiken contactgegevens en correspondentie om vragen te beantwoorden en afspraken te maken. Als u zelf om een offerte of intake vraagt, gebeurt dit voor de voorbereiding van een overeenkomst met u. In andere gevallen kan ons gerechtvaardigd belang gelden: zorgvuldig reageren op verzoeken en onze dienstverlening organiseren. Wij wegen dit belang af tegen uw privacy en gebruiken niet meer gegevens dan nodig.

Uitvoering van mediation of begeleiding

Wij gebruiken de voor de opdracht noodzakelijke gegevens om de overeenkomst met u uit te voeren, het dossier te behandelen en afspraken vast te leggen. Voor gegevens over personen die geen partij zijn bij onze overeenkomst beoordelen wij afzonderlijk de grondslag, zoals een gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige behandeling van de kwestie. De overeenkomst met een cliënt is niet automatisch een grondslag voor gegevens over anderen.

Administratie en rechtsbescherming

Factureren en betalingen verwerken zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. Fiscaal verplichte administratie bewaren wij om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bij klachten, betalingsgeschillen of juridische aanspraken kunnen wij noodzakelijke gegevens verwerken op grond van een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang om de zaak te behandelen en onze rechtspositie te beschermen.

Gevoelige en bijzondere gegevens

Een dossier kan bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals informatie over gezondheid, godsdienst of seksuele gerichtheid. Naast een gewone AVG-grondslag is daarvoor een toepasselijke wettelijke uitzondering nodig. Wij beoordelen dit vooraf, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming of noodzakelijkheid voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Die laatste uitzondering geldt niet automatisch voor elk mediationdossier.

Als uitdrukkelijke toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en specifiek aan de persoon om wiens gegevens het gaat. Ondertekening van een mediationovereenkomst of kennisnemen van deze verklaring geldt niet op zichzelf als toestemming voor alle verwerkingen. Voor strafrechtelijke persoonsgegevens beoordelen wij afzonderlijk of verwerking wettelijk is toegestaan. Wij vragen u geen onnodige gevoelige informatie, BSN of kopie van een identiteitsbewijs toe te sturen.

Toestemming intrekken en gegevens niet verstrekken

U kunt gegeven toestemming op ieder moment intrekken via onze contactgegevens. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Wij stoppen de verwerking waarvoor die toestemming nodig is; andere verwerkingen met een eigen geldige grondslag kunnen doorgaan. Als noodzakelijke gegevens ontbreken of niet meer mogen worden gebruikt, bespreken wij of de dienstverlening kan worden voortgezet, aangepast of beëindigd.

4 Met wie delen wij gegevens

Wij delen gegevens uitsluitend voor een duidelijk doel, met een geldige grondslag en met inachtneming van de overeengekomen geheimhouding. Binnen mediation bespreken wij met partijen welke informatie gezamenlijk wordt gedeeld en welke vertrouwelijkheid geldt voor afzonderlijk verstrekte informatie. Een derde die de mediation betaalt, krijgt daardoor geen toegang tot de inhoud van het dossier.

Voor uitvoering van afspraken kunnen noodzakelijke gegevens worden verstrekt aan een door partijen ingeschakelde advocaat, notaris of andere adviseur, volgens de daarover gemaakte afspraken. Verder kan verstrekking nodig zijn aan een boekhouder, bank, juridisch adviseur of bevoegde instantie, bijvoorbeeld bij een concrete wettelijke verplichting. Wij beoordelen steeds welke gegevens daarvoor werkelijk nodig zijn.

Onze ondersteunende dienstverleners zijn: [namen en functies van de gebruikte e-maildienst, dossieropslag, boekhoudsoftware of boekhouder, websitehost en eventuele videodienst]. Zij krijgen uitsluitend toegang voor zover dat nodig is. Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, leggen wij de vereiste afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Niet iedere ontvanger is een verwerker; sommige ontvangers zijn zelfstandig verantwoordelijk.

5 Verwerking buiten de EER

De Europese Economische Ruimte (EER) bestaat uit de EU-landen, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Ook bij Europese opslag kan een dienstverlener buiten de EER toegang krijgen tot gegevens.

[Vul op basis van de gekozen dienstverleners in of gegevens buiten de EER worden verwerkt. Vermeld zo nodig de ontvangers, landen en de toepasselijke waarborg, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen. Vermeld ook hoe iemand informatie over die waarborgen kan opvragen.]

6 Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze op een zorgvuldige manier. Een bewaartermijn voor de financiële administratie geldt niet automatisch voor een volledig mediationdossier.

Mediation- en begeleidingsdossiers: [vast te stellen termijn na sluiting van het dossier, onderbouwd per soort document; maak onderscheid tussen werkaantekeningen, correspondentie en definitieve overeenkomsten].

Contact zonder opdracht: [vast te stellen termijn na het laatste contact]. Websitegegevens en gegevens uit cookies: [termijnen per soort gegeven of cookie].

Facturen en fiscaal verplichte basisadministratie: in beginsel zeven jaar, gerekend vanaf het moment waarop de wettelijke bewaartermijn aanvangt. Waar een andere wettelijke termijn geldt, volgen wij die termijn. Een fiscale bewaarplicht is geen reden om alle inhoudelijke dossierstukken even lang te bewaren.

Bij een concrete klacht, juridische aanspraak of andere aantoonbare noodzaak kan een beperkte selectie gegevens langer nodig zijn. Wij bepalen en documenteren dan welke gegevens dit betreft, waarom bewaring nodig is en wanneer deze opnieuw wordt beoordeeld. Niet-relevante gegevens worden niet om die reden langer bewaard.

7 Beveiliging en communicatie

Wij zijn verantwoordelijk voor passende technische en organisatorische beveiliging, afgestemd op de gevoeligheid van de gegevens en de risico’s. Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, mogen toegang krijgen.

[Beschrijf en bevestig de daadwerkelijk ingerichte maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging, eventuele tweestapsverificatie, beveiligde opslag en uitwisseling, updates, back-ups en beveiliging van papieren stukken.]

Bij een beveiligingsincident beoordelen wij of sprake is van een datalek en welke maatregelen nodig zijn. Waar de AVG dit vereist, melden wij het incident bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen. Vermoedt u een datalek, neem dan direct contact met ons op.

Opnames en automatische transcripties van gesprekken: [vul in of deze worden gebruikt; vermeld bij gebruik het doel, de grondslag, betrokken aanbieder, bewaartermijn en eventuele doorgifte buiten de EER].

8 Website en cookies

[Vul de feitelijke inrichting van de website in: wel of geen contactformulier, serverlogbestanden, analytische diensten, cookies en externe inhoud. Vermeld per verwerking de gegevens, het doel, de grondslag, ontvangers en bewaartermijn. Verwijs zo nodig naar een afzonderlijke cookieverklaring met de concrete cookies.]

Voor cookies waarvoor toestemming verplicht is, vragen wij die voordat ze worden geplaatst of uitgelezen. U kunt uw keuze later wijzigen via [link of werkwijze voor cookie-instellingen]. Of een cookie zonder toestemming mag worden gebruikt, hangt af van het doel en de feitelijke instellingen; de naam “analytisch” alleen is daarvoor niet voldoende.

9 Uw privacyrechten

U kunt vragen om inzage en een kopie van uw persoonsgegevens, correctie van onjuiste of onvolledige gegevens, verwijdering of beperking van verwerking. Bij verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kunt u vanwege uw bijzondere situatie bezwaar maken. Als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u digitaal verstrekte gegevens ook in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wij houden onder meer rekening met wettelijke bewaarplichten en de rechten van andere personen. Een inzageverzoek geeft niet automatisch recht op het volledige dossier of op vertrouwelijke gegevens van een andere partij. Wij beoordelen het verzoek volgens de AVG en lichten een eventuele beperking toe.

Stuur uw verzoek naar aldwin@mediatorzeist.nl. Wij controleren uw identiteit op een passende manier en vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of veel verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. U hoort dit binnen de eerste maand, met de reden voor de verlenging.

10 Geautomatiseerde besluitvorming

[Bevestig of er uitsluitend menselijke beslissingen worden genomen. Als besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend geautomatiseerd worden genomen, beschrijf dan de betrokken logica, de gevolgen voor betrokkenen, de grondslag en de waarborgen, waaronder waar toepasselijk menselijke tussenkomst.]

11 Vragen en klachten

Heeft u een vraag of klacht over de omgang met uw gegevens, neem dan contact op met Aldwin Koudijs via aldwin@mediatorzeist.nl of 06 1557 3169. Wij bespreken uw vraag of klacht graag met u.

U heeft ook het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenprocedure af te wachten. Informatie over het indienen van een klacht vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12 Wijzigingen in deze verklaring

Als onze dienstverlening of de verwerking van persoonsgegevens verandert, passen wij deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij de betrokken personen op een passende manier. Een nieuwe verklaring geldt niet als vervanging voor toestemming als die voor een verwerking nodig is.